Летом 2024 года CasPlan начал проект для казахской фармацевтической компании «Медсервис Плюс» (MSP). Мы разработаем модель для бюджетирования, где будут собираться данные о доходах и расходах всех подразделений. Автоматическое сведение данных освободит ресурсы сотрудников и в целом упростит согласование бюджета. В результате вырастет качество бизнес-планирования.
Также в проекте будут реализованы другие преимущества CasPlan: разграничение доступов, сквозная защита данных, настройка версионности, интеграция с внешними платформами. Вместе они позволят создать информационную среду, соответствующую запросам крупного заказчика.
Рассказываем, как возможности платформы CasPlan меняют процесс бюджетирования.
Кто наш клиент?
«Медсервис Плюс» — крупная дистрибьюторская компания в фармацевтической отрасли с многолетней историей успешной деятельности и надежный партнер. Сейчас MSP — одна из ведущих фармацевтических компаний на рынке Казахстана с филиальной сетью в 13 областях и собственной аптечной сетью. В 2020 году MSP запустила производственную площадку в Алматы и теперь выпускает препараты под собственным брендом.
В такой структуре утвердить общий бюджет — непростая задача. Сначала все подразделения должны расписать планируемые доходы и расходы. Причем таких подразделений больше, чем просто филиалов или аптек — только у производственной площадки MSP свыше 10 подразделений, а у головного офиса — почти 40. В общей сложности в планово-экономический отдел компании поступает более 100 бюджетов, которые нужно свести в один документ.
Почему свести бюджет — это сложно?
Для ответа нужно вспомнить, как выглядело бюджетирование в крупных компаниях до появления платформ уровня CasPlan. Сотрудники подразделений заносили данные в Excel-файлы, создавая отдельные листы на разные бюджетные статьи. Из-за множества формул файлы получались тяжелыми, зависали, внезапно закрывались.
Подготовленный файл передавался компетентным сотрудникам, координирующим процесс бюджетирования. Файлы пересылают по электронной почте, а дальше следует их обработка и консолидация в ручном режиме. На этом этапе неизбежен эффект “бутылочного горлышка”, когда несколько сотрудников-диспетчеров едва справляются с потоком данных от всей компании.
Зачастую в данных обнаруживаются ошибки и нестыковки. Это запускает новый раунд переписки по электронной почте: нужно отправить составителю файла запрос, подождать новую версию. Причем таких версий могло быть много — при изменении хотя бы одного значения приходилось высылать новый файл и проследить, чтобы дошла самая актуальная версия.
В результате защита бюджета превращалась в долгий, изматывающий процесс, не говоря уже о перерасходе человеческих ресурсов, бьющим по маржинальности бизнеса.
В таких условиях возникает естественный запрос на автоматизацию системы бюджетирования. Для быстро растущих компаний это жизненно необходимая мера перед новым витком развития бизнеса.
Как CasPlan меняет процесс?
CasPlan заменяет сотни Excel-файлов одной моделью. Основа ее архитектуры — формы ввода данных по различным статьям бюджета. Фактически это таблицы, куда вносится информация по плановым доходам и группам расходов — на фонд оплаты труда, командировочные, транспорт, имущество, налоги, связь и так далее.
Такие формы универсальны, т.е.
организованы по единому принципу и используются всеми подразделениями.
Это открывает возможность автоматической консолидации цифр. В мире Excel-отчетности структура каждого файла отличается в деталях, поэтому требуется человеческий анализ. Платформа CasPlan приводит систему учета к унификации. После того как данные введены, участие сотрудников в обслуживании модели минимально и все расчеты сделает сама платформа.
Сначала формируется standalone-отчетность — бюджеты по отдельным подразделениям и компаниям. Сборка мастер-бюджета — это следующий особенно важный этап. На нем важно вычленить внутригрупповые операции (ВГО).
Предположим, «Медсервис Плюс» заработал 150 млн тенге, а его аптечная сеть — 50 млн. При этом мы знаем, что 10 млн из 50 сеть получила от головной компании.
Чтобы получить корректный общий доход, нужно исключить взаиморасчеты внутри группы, поэтому расчет будет таким: 150 + (50–10) = 190.
В модели CasPlan предусмотрено выделение ВГО в общей структуре доходов.
В итоге CasPlan снижает роль человеческого фактора. При заполнении Excel-таблиц никто не застрахован от случайных ошибок — если программа их приняла, впоследствии найти неверное значение можно только с помощью методичного пересчета. Платформа CasPlan оповещает, если данные введены в некорректном формате. В итоге сокращается количество промежуточных операций и общий объем трудозатрат на бюджетирование.
Чем меньше сотрудники заняты рутинной работой, тем больше возможностей компания получит для развития. Ресурсы можно направить на аналитику: отметить несоответствия между затратами подразделений, выявить потенциальные места экономии и т.д.
Здесь возможности платформы CasPlan тоже помогут. Аналитические отчеты по введенным данным собираются на дашбордах — информационных панелях с интуитивно понятным интерфейсом. Допустим, специалист планово-экономического отдела хочет выяснить, сколько подразделения тратят на транспорт. Раньше ему пришлось бы открыть сотню Excel-файлов, в каждом найти лист «Транспортные расходы» и самостоятельно сравнить цифры. В модели CasPlan достаточно перейти на дашборд, где в таблицах и диаграммах аккумулированы данные, поступившие через форму ввода по транспорту.
При разработке CasPlan мы видели автоматизацию бюджетирования как одну из целевых функций. Можно сказать, что продукт заточен под эту задачу. Причем для нас не существует более и менее приоритетных отраслей. Принципы бюджетирования универсальны, поэтому архитектура CasPlan подойдет заказчикам из любой сферы экономики. Конечно, везде есть своя специфика — это вопрос адресной настройки модели в ходе проекта
Как устроена работа в модели?
Функционал платформы CasPlan позволяет работать в многопользовательском режиме. Это значит, что десятки человек могут одновременно заполнять формы ввода. Например, в проекте для MSP предусмотрено участие более 40 пользователей. Все изменения сохраняются онлайн.
Благодаря ролевой модели никто не помешает друг другу во время работы. Как это устроено? Виртуальное пространство разделено на секторы, и для пользователей настроен доступ только в свой сектор. Другими словами, каждое подразделение видит только те доходы и расходы, которые само вносит в систему.
Это обеспечивает порядок и четкие зоны ответственности: никто не сможет редактировать чужие значения. Раньше разделение достигалось тем, что у каждого был свой файл, CasPlan предлагает общую таблицу с индивидуальным набором строк для каждого пользователя.
Аналогичные механизмы защиты предусмотрены и в других случаях. Например, нельзя исправлять данные задним числом по закрытому периоду бюджета, также не получится и скорректировать значения после отправки бюджета на согласование в вышестоящий отдел.
На архитектурном уровне защита модели обеспечивается тем, что пользователь технологически лишен возможности изменять структуру форм ввода. Excel-файл в этом смысле подвержен рискам, т.к. структуру таблиц может редактировать каждый. Функционал платформы CasPlan не позволит «поломать» модель и свести бюджет с ошибками.
CasPlan — это единое информационное пространство от точки ввода данных до консолидации в итоговой таблице. Данные нельзя потерять, связи между ними нельзя нарушить. Так мы обеспечиваем целостность системы, надежность и достоверность чувствительной финансовой информации
Что еще получит клиент?
Представим планирование расходов на транспорт. У компании есть грузовик, который должен совершить 10 перегонов из Алматы в Астану и обратно. Чтобы рассчитать затраты на топливо, нужно знать общее расстояние, расход топлива у конкретной марки автомобиля и стоимость бензина. Первые два параметра известны, как получить третий? Можно изучить мнения экспертов рынка или просто взять среднюю стоимость бензина за последний год и ввести ее как прогнозируемую на будущий период. Что делать, если бюджет уже сверстан, на рынке начались колебания и стоимость сильно отклонилась от прогнозной?
В Excel пришлось бы пересоздавать все файлы, заново проходя цепочку согласований. Платформа СasPlan поддерживает работу с версиями: в несколько кликов можно создать новую версию бюджета и изменить в ней отдельный параметр. Все формулы будут автоматически пересчитаны и в бюджете отразится новая итоговая сумма.
Это полезная функция, т.к. макроэкономические параметры — стоимость ресурсов, валютный курс, налоговая ставка, размер МРП и так далее — меняются регулярно. Еще пример — компания на определенном этапе рассматривает разные сценарии бюджета. Предыдущие версии хранятся в системе, их в любой момент можно открыть и сравнить между собой. Также в CasPlan можно настроить интеграцию с внешними платформами.
В частности «Медсервис Плюс» использует для учета операционных показателей системы SAP и 1C. В нашем проекте предусмотрена возможность загрузки данных в платформу CasPlan, чтобы сверить бюджет с его фактическим исполнением.
Также мы настроим интеграцию с платежной системой MOTIW. В ней сотрудники MSP заводят заявки на оплату счетов. Перед оплатой важно сверить, насколько сумма согласуется с бюджетом. Эти данные также можно будет увидеть в CasPlan.
В целом модели CasPlan отличаются гибкой архитектурой. После внедрения их можно отдельно дорабатывать под нужды бизнеса. Например, добавлять новые статьи доходов и расходов.
Что стороны ждут от проекта?
У платформы CasPlan достаточно возможностей и механизмов, чтобы реализовать сложную систему бюджетирования. В проекте для MSP мы хотим это продемонстрировать.
Для нашего заказчика переход на CasPlan — важный шаг на пути цифровой трансформации компании
Нам нужна была целостная система с логическим и математически выверенным алгоритмом. Система, в которой можно собрать все данные, быть уверенными в их достоверности и исключить ошибки, а также позволяющая создавать и отслеживать версионность бюджетов.
CasPlan подготовит модель к февралю 2025 года. Мы будем делиться новостями по мере продвижения проекта. Следите за обновлениями!